تعتبر مهام المساعد الإداري في مجال الموارد البشرية من الأمور الحيوية في العديد من المؤسسات، حيث يقوم هذا المساعد بعدد كبير من المهام التي تسهم بشكل مباشر في تنظيم وإدارة البيانات والعمليات، مما يسهل العمل الإداري ويدعم اتخاذ القرارات الإداري،تعتمد المؤسسات المتوسطة والكبيرة بشكل أساسي على هذه الوظيفة لضمان سير العمل بالطريقة المثلى، وتلعب مهام المساعد الإداري دوراً محورياً في تحقيق أهداف المؤسسة.
مهام المساعد الإداري في الموارد البشرية
يتميز عمل المساعد الإداري بتنوع انتشارها في المؤسسات المختلفة داخل المملكة العربية السعودية، سواء كانت مؤسسات كبيرة أو متوسطة، كما أن بعض المؤسسات الصغيرة أيضًا تتطلب وجود هذا التخصص،يقوم المساعد الإداري بعدة مهام مهمة في الموارد البشرية، تعكس الدور الحيوي الذي تلعبه الوظيفة في القطاع الإداري، ومن أبرز هذه المهام ما يلي
- المساهمة في دراسة استثمارات المؤسسة في الخدمات المختلفة، ومنصات العمل التي توفرها وزارة التنمية البشرية.
- ة السير الذاتية للمتقدمين للوظائف وتقييم مدى ملاءمتها للوظائف المتاحة.
- القيام بإجراء المقابلات الشخصية مع المتقدمين نيابة عن المديرين إذا تطلب الأمر ذلك.
- جمع البيانات المتعلقة بتوظيف العاملين الجدد، بالإضافة إلى توثيق حالات الفصل أو الاستقالة، وحصر الإجازات والإنذارات للموظفين.
- الإشراف على الإعلانات الخاصة بالوظائف المتاحة داخل المؤسسة وضمان وصولها إلى الجمهور المستهدف.
- تابعة وتنفيذ خطط التدريب التي تُعقد للموظفين الجدد لضمان تكاملهم في بيئة العمل.
- تقديم الدعم المباشر لمديري العمليات، وتنظيم المهام المتعلقة بالموظفين وضمان التنسيق بين الجهود المعنية.
- تحديث اللوائح الداخلية وإرشادات الحضور والانصراف الخاصة بالموظفين.
- إدارة وتحديث الملفات الخاصة بدليل الموظف الجديد في المؤسسة.
- تنظيم وإدارة البيانات المتعلقة بالرواتب وتأكيد مواعيد صرفها مع مراعاة الحوافز المرتبطة بها.
مهام المساعد الإداري بشكل عام
يتضمن النموذج الخاص بملف المساعد الإداري مجموعة من المهام التي تختلف وفقًا لاحتياجات المؤسسة وسياق عملها،ويجب على المساعد الإداري أن يتحلى بمجموعة من المهارات المحددة التي تساعده على تحقيق متطلبات الوظيفة،وتمتد مسؤوليات المساعد الإداري لتشمل الأمور التالية
- تنظيم المواعيد وإدارة الجداول الزمنية بصورة دقيقة ومنظمة.
- توزيع المهام اليومية بين الموظفين بشكل فعال.
- تنسيق المقابلات والمواعيد الخاصة بالإدارة العليا.
- لفت نظر المدير للأمور العاجلة والمواعيد الحرجة.
- مراقبة البريد الإلكتروني الخاص بالمدير والتفاعل معه بشكل منتظم.
- تلخيص نتائج الاجتماعات وكتابة المحاضر بما يتفق مع الأعمال المقبلة.
- تخطيط وتنظيم الفعاليات والأنشطة الخاصة بالموظفين.
- تجهيز كافة الاحتياجات اللازمة للسفر للمؤتمرات والندوات.
- تحضير وتوزيع المعلومات الهامة مثل المذكرات والتقارير والفواتير.
- الرد على المكالمات الهاتفية الواردة إلى مكتب المدير.
- الإشراف على نظام الأرشفة وتنظيم الملفات.
- تحديث اللوائح المرتبطة بحقوق الموظفين والإجراءات الخاصة بها.
- إدارة طلبيات اللوازم المكتبية والأدوات التي تحتاجها الإدارة.
المهارات اللازم توافرها في وظيفة المساعد الإداري
تتطلب وظيفة المساعد الإداري في الموارد البشرية وجود مجموعة متنوعة من المهارات، وذلك لضمان تحقيق الأهداف» والتنظيم الجيد للعمل،فيما يلي قائمة ببعض المهارات الأساسية التي يجب أن يمتلكها المساعد الإداري
- إتقان استخدام برامج المكتب والإدارة مثل
- Microsoft Office
- Google Workspace
- Excel
- PowerPoint.
- إدارة الوقت وترتيب الأولويات بفعالية.
- مهارات التواصل، سواء الكتابية أو الشفوية.
- القدرة على إنجاز عدة مهام في آن واحد.
- سرعة التعلم واستيعاب تقنيات جديدة.
- إجادة استخدام الآلات المكتبية مثل الطابعة والفاكس.
- الدقة في إعداد التقارير وتسليمها في الأوقات المحددة.
- ملاحظة دقيقة للتفاصيل والقدرة على معالجة المشكلات تحت الضغط.
- إجادة استخدام لغات متعددة تساهم في توسيع دائرة الاتصال.
- القدرة على الابتكار وتقديم تجارب إيجابية للموظفين.
- سرعة الكتابة واتقانها الأمر الذي يساهم في الإنتاجية.
- التوافر على خبرات سابقة في مجالات ذات صلة تسهل السير المهني.
طريقة تحسين أداء مساعد الإداري قسم الموارد البشرية
يمكن لتحسين أداء المساعد الإداري في الموارد البشرية أن يساهم بشكل كبير في رفع كفاءة العمل داخل المؤسسة،وفي هذا السياق، من المفيد إتباع مجموعة من الاستراتيجيات، والتي تشمل
- تنظيم العمل بشكل فعال من خلال تحديد الأولويات ووضع خطة زمنية مناسبة لكل مهمة.
- إدارة المهام اليومية بصورة منظمة، والحرص على تحديث جداول الأعمال وتقارير التقدم.
- تطبيق تقنيات التكنولوجيا الحديثة، مثل البرامج المتخصصة لإدارة الموارد البشرية، لتحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء.
المشاكل التي تواجه المساعد الإداري والتعامل معها
يمكن أن يواجه المساعد الإداري العديد من التحديات التي قد تؤثر على فعالية عمله،ومن تلك التحديات، يمكن أن نذكر
التواصل مع الموظفين والزملاء
- يتطلب العمل الجيد بين المساعد الإداري والموظفين تعزيز قنوات التواصل بشكل عام، وذلك من خلال الأساليب الهاتفيّة أو البريد الإلكتروني أو الاجتماع المباشر.
- يجب على المساعد الإداري تنمية وسائل الاتصال لديه من خلال الكتب والدورات التدريبية التي تعزز قدراته في هذا المجال.
المهارات الشخصية لدى المساعد الإداري
- تنمية المهارات الشخصية والمهنية تعتبر من أهم العوامل التي تؤثر على نجاح المساعد الإداري في عمله.
- من بين هذه المهارات هي القدرة على إدارة الوقت بشكل فعال والقدرة على التعامل مع ضغوط العمل.
بناءً على ما تم استعراضه، نجد أن مهام المساعد الإداري في الموارد البشرية هي من الوظائف التي تمثل ركيزة أساسية في نجاح المؤسسات الكبيرة والمتوسطة، بل ويمتد تأثيرها أحيانًا ليشمل المؤسسات الصغيرة، مما يجعل دورها مهمًا في تعزيز فاعلية العمليات الداخلية وتحقيق الأهداف المؤسسية.