تُعتبر كتابة التقارير من المهارات الأساسية التي يحتاجها الكثير من الأفراد في مختلف المجالات، ولذلك فإن معرفة كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية يعد أمرًا يهم الجميع،ففي عالم الأعمال والدراسات، يرتبط نجاح أي مشروع أو قرار بتقديم معلومات موثوقة ومرتبة بشكل جيد،يعتقد الكثيرون أن كتابة التقارير هي مهمة صعبة، لكن من خلال الالتزام بأساليب محددة يمكن للجميع تحقيق ذلك،يتناول هذا المقال الخطوات اللازمة لكتابة التقارير بفاعلية وكيفية تنظيمها بشكل واضح.
كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية
قد تظن أنك انتهيت من الكتابة الأكاديمية عندما تنتهي من المرحلة الجامعية، ولكن الحقيقة هي أنك ستدخل مجالات جديدة من الكتابة، مثل المقالات والتقارير،التقرير هو وثيقة رسمية تقدم معلومات واضحة، وغالبًا ما يكون لها هدف محدد، مثل تحليل موقف أو تقديم توصيات،يتطلب كتابة التقرير مهارات تنظيمية ونقل المعلومات بشكل دقيق، وهو ما سنستعرضه بالتفصيل لكن قبل ذلك دعونا نذكر بعض المبادئ العامة لكتابة التقارير.
تتطلب كتابة التقارير الجيدة من الكاتب أن يكون لديه مهارات تواصل قوية، فإن عدد التقارير التي تقوم بكتابتها يُعتبر مؤشرًا على مستوى احترافيتك في هذا المجال،فيما يلي بعض الخطوات الأساسية التي يجب الالتزام بها عند إعداد تقرير احترافي.
1- تحديد الفئة المستهدفة
أول خطوة حاسمة في كتابة تقرير هي تحديد الفئة المستهدفة،ينبغي على الكاتب معرفة من هم القراء الذين سيهمهم التقرير، وهذا سيساعد في تحديد الأسلوب واللغة المستخدمة، بالإضافة إلى تنظيم المعلومات داخل التقرير،ففهم جمهورك يُعتبر بمثابة البوصلة التي تُوجه الكتابة لاحقًا.
2- تحديد المعلومات المطلوبة
بعد التأكد من جمهورك، يجب عليك تحديد المعلومات الرئيسية التي ستتعامل معها في التقرير،اختر المعلومات التي تعبر عن جوهر التقرير، وقدم الحقائق التي تكون متعلقة بموضوع التقرير بشكل مباشر،على سبيل المثال، إذا كان موضوع التقرير يتعلق بسير عمل خدمة العملاء، فمن الضروري إدراج الأهداف والتحديات التي تواجه فريق العمل مباشرة.
3- هيكلة التقرير
يجب أن يتبع التقرير هيكلاً واضحًا ومنظمًا لسهولة القراءة،إليك بعض المكونات الرئيسية التي يجب مراعاتها عند كتابة الهيكل
- صفحة العنوان.
- الملخص الذي يشرح محتوى التقرير بإيجاز.
- إذا كان التقرير طويلًا جدًا.
- مقدمة توضح ما يهدف إليه التقرير.
- فقرة رئيسية تحتوي جميع المعلومات الأساسية.
- توصيات أو خلاصة في نهاية التقرير.
4- استخدام لغة مختصرة وواضحة
يعتبر استخدام لغة مؤسسية واضحة ومختصرة أحد أبرز المهارات في كتابة التقارير،يجب أن تكون الأفكار معبرًا عنها بشكل مختصر ودقيق، دون التعقيدات اللغوية التي قد تؤدي إلى حيرة القارئ،الاعتماد على بساطة وأسلوب مهني في الكتابة سيزيد من فعالية التقرير.
5- التدقيق وة النهائية
إن الخطوة الأخيرة تتطلب تدقيقًا شاملًا للمحتوى والنحو والإملاء،بعد كتابة التقرير، يفضل تركه لفترة ثم ته مرة أخرى،هذه الخطوة تتيح لك فرصة اكتشاف الأخطاء التي قد تسجلها في جولة الكتابة الأولى.
مكونات التقرير
للكتابة بأسلوب احترافي، يجدر بك فهم مكونات التقرير الأساسية وكيفية تنظيم كل مكون،إليك العناصر الرئيسية لتقرير ناجح
1- مقدمة التقرير
تعتبر المقدمة بمثابة البوابة إلى الموضوع، حيث يجب أن تُوضح الهدف الأساسي من التقرير،يجب أن يتضمن الجزء الخاص بالمقدمة تعريفًا مختصرًا حول ما يتضمنه التقرير وما الأهداف المرجوة من قراءته.
- موجز واضح يجب أن يشمل التقرير ملخصًا يوضح محتواه ويدل القارئ على ما يجب عليه فعله بعد قراءته.
- تركيز على الهدف يجب أن يكون لديك فهم واضح لما تريد توصيله ولمن ستقدّم التقرير.
2- خاتمة التقرير
تعتبر الخاتمة واحدة من أهم أجزاء التقرير، حيث تُعبر عن الاستنتاجات الرئيسية والتوصيات،يجب أن تُحفز القارئ على اتباع الإجراءات أو التفكير فيما تم طرحه في الوثيقة.
3- عناصر التقرير
ستساعدك هذه العناصر على تنظيم التقرير بشكل دقيق واحترافي
- العنوان من الضروري أن يكون عنصرك الخاص بالعناوين واضحًا ويعكس محتوى التقرير بكفاءة.
- يُفضل أن تتضمن صفحة فارغة لتوضيح محتويات التقرير.
- الملخص يُفضل كتابة هذا الجزء بعد الانتهاء من التقرير.
- المحتوى قدّم المعلومات بطريقة منظمة وسهلة القراءة.
- التوصيات هذه هي الإجراءات أو الأهداف التي تقترح تنفيذها.
- الملاحق يجب نسخ أي روابط أو استخدمتها في كتابة التقرير.
أنواع التقارير
عند التفكير في كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية، يجب أن تُعرف أن هناك أنواعًا مختلفة من التقارير، مثل
- التقارير السنوية تسلط الضوء على الأداء السنوي الخاص بالشركة.
- التقارير الأسبوعية تلخص الأنشطة المقترحة كل أسبوع.
- تقارير المشاريع تقدم معلومات شاملة عن تقدم المشروع.
- تقارير المبيعات تُظهر أداء فريق المبيعات ومدى تحقيق الأهداف.
- تقرير البحث يجمع النتائج العلمية من دراسة أو بحث علمي.
- تقرير أكاديمي يتعلق عادة بالدراسات العليا.
عند كتابة تقرير، من الضروري الالتزام بالقواعد والمكونات المحددة بوضوح، حيث تُعتبر هذه العناصر أساسية لصياغة تقرير احترافي يمكن الاعتماد عليه،استطعت أن تتقن صياغة التقارير بشكل احترافي، وبهذا ستتمكن من تحقيق نتائج إيجابية في مجال عملك أو دراستك.